มีคำถามมากมายที่ หลายคนถามว่า จะมั่นใจได้อย่างไรว่า ถ้าทีมงานทำงานแบบ WFH แล้วจะมีประสิทธิภาพได้จริงๆ ?
คำตอบคือ "คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมและใช้เทคโนโลยีที่ช่วยกระตุ้นให้ทีม มีพลังในการทำงานแม้จะเป็นการทำงานจากที่บ้าน Work From Home ก็ตาม"
เป็นเรื่องปกติมากๆครับ สำหรับหลายๆคน ที่ต้องทำงานจากที่บ้านแทนที่จะทำงานอยู่ในสภาพแวดล้อมที่ทำงานแบบเดิม ทำให้หลายคนเกิดอาการ "Shock" หรือทำตัวไม่ถูก บางคนคิดว่าการทำงานจากที่บ้าน ไม่สามารถสร้างประสิทธิภาพได้ เพราะสภาพแวดล้อมที่เหมือนทำงานอยู่คนเดียว และไม่มีแรงกระตุ้นให้ทำงานที่ได้รับมอบหมายให้แล้วเสร็จ แต่จริงๆ แล้ว แสดงว่าคุณยังติดอยู่ในกรอบเดิมๆอยู่ครับ
ในยุค Technology เราสามารถติดต่อเพื่อนร่วมงานที่ทำงานห่างกันได้อย่างง่ายดาย ผ่าน Video Tools ต่างๆ และปัจจุบัน เทคโนโลยีความเร็วอินเตอร์เน็ตมากพอที่จะช่วยให้การทำงาน มีประสิทธิภาพได้อย่างไม่ต่างจากนั่งทำงานด้วยกันเลย ไม่ว่าจะเป็น การจัดการบริหารการประชุมทีมงาน, การแชร์ข้อมูล และการพูดคุยปรึกษากันในทีม รวมถึงการตัดสินใจร่วมกันของทีม
ดังนั้น WHF ไม่ใช่ปัญหาใหญ่เลยครับ สำหรับการทำงาน เพียงคุณรู้วิธีการปรับ ประยุกต์ใช้เครื่องมือ เพื่อสร้างสิ่งแวดล้อมในการทำงานของคุณ
ผมมี 10 เทคนิคการทำงานจากที่บ้าน Work From Home มาแบ่งปันกัน เผื่อใครจะเอาไปใช้ตามก็ได้เลยครับ
1. ปรับสภาพแวดล้อมจาก Home Office เป็น Virtual Office
คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่บ้านเป็นเสมือนที่ทำงานของคุณจริงๆ เพื่อให้รู้สึกเหมือนทำงานร่วมกับเพื่อนๆ ทีมงานอยู่ตลอดเวลา โดยใช้การสื่อสารกับทีมงาน ลูกค้า หรือหัวหน้าในรูปแบบเสมือนจริง ผ่าน Technology อาทิ Zoom Meeting เปิดหน้าจอ กล้อง ทำงานร่วมกันเพื่อนร่วมงาน ตลอดเวลาการทำงาน (ไม่กล้าอู้งานแน่ๆ ถ้ามี Boฺss จ้องอยู่ หุหุ)
2. จัดการโต๊ะทำงานที่บ้านคุณให้เป็น Workstation
ปัญหาที่สำคัญที่สุด ที่ทำงานแบบ WFH ไม่มีประสิทธิภาพนั่นคือ สภาพแวดล้อมของโต๊ะทำงาน ไม่เหมือนโต๊ะทำงานที่บริษัท แล้วเราจะตั้งใจทำงานได้ยังไงล่ะ ฉนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องจัดโต๊ะทำงาน ให้เป็นหลักแหล่ง ไม่ใช่ Work Form Home แบบนั่งทำงานบนเตียง หรือโซฟา (นั่งๆซักพักหลับแน่ๆ) ทำให้แน่ใจว่าคุณได้จัดเตรียมทุกสิ่งทุกอย่างให้เหมาะกับการนั่งทำงานระยะยาว อาทิ เก้าอี้ทำงาน การเชื่อมต่อ Internet หรือกล้อง Video camera (อันนี้ถือเป็นเครื่องมือจำเป็นสำหรับ WFH เลยนะครับ ไม่มีถือว่าไม่ได้เลย) รวมถึงไมโครโฟน และหูฟังด้วย และที่ขาดไม่ได้ Spotlight สำหรับสาวๆ ถ้าไม่อยากโทรมให้เพื่อนๆเห็น ^^
3. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ชัดเจน
หลายๆคนบอกว่าบ้านคือสถานที่สำหรับทุกๆคนในครอบครัว...ใช่ครับ !! แต่ในสภาวะนี้ อาจจำเป็นต้องกำหนดพื้นที่กักตัว (สำหรับทำงาน) ไม่ให้ใครมายุ่งวุ่นวายกันซักหน่อย ไม่เช่นนั้นอาจจะเหมือนหลายๆคลิปในเฟสบุ๊ค ที่น้องหมา น้องแมว เข้ามายุ่ง วุ่นวายในห้งอทำงาน (แล้วเราจะทำงานได้มีประสิทธิภาพไหมล่ะ ?)
4. ใช้ Technology Online Meeting ในการพบปะกับทีมงาน เพื่อนร่วมกัน บ่อยๆหน่อย
สิ่งเดียวที่ทำให้คนเบื่อในการทำงานจากที่บ้าน คือไม่ได้เมาส์มอยกับใครเลยยยยย....
ก็นี่แหล่ะครับ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ คุณต้องไม่ขาดการติดต่อสื่อสารกับทีมงาน เพื่อนร่วมงาน โดยใช้ประโยชน์จาก Technology ให้มากที่สุด ไม่ใช่แค่การประชุมแบบเป็นทางการเท่านั้น Zoom ยังสามารถใช้สำหรับการพูดคุยแบบสบายๆ กับเพื่อนร่วมงาน แบบเมาส์มอยกันเหมือนอยู่ในออฟฟิศกันก็ยังได้
ลองกำหนดเวลาในการมาพบปะ พูดคุยกัน ทุกๆเช้า ก่อนเริ่มทำงาน อัพเดตทุกข์สุขดิบกัน 15-20 นาที ต่อวัน จะช่วยให้การทำงาน WFH มีประสิทธิภาพ และมีความสุขในการทำงานด้วยจริงๆครับ (เมาส์มอยสำหรับคนไทย เป็นเรื่่องสำคัญที่ขาดไม่ได้ใช่ป่ะ 555) และที่สำคัญ Zoom สามารถ Break Out Room ไปคุยกันเป็นการส่วนตัวได้ด้วยนะ แบบ Secret ต้องการเมาส์เฉพาะผู้หญิงก็ทำได้ 555
5. ใช้ธรรมชาติ ช่วยกระตุ้นการทำงาน
แสงธรรมชาติอาจจะไม่คุ้นเคยสำหรับการทำงานในที่ทำงาน ที่ปกติจะเต็มไปด้วยแสงนีออนจากหลอดไฟเสียมากกว่า แต่การทำงาน Work form Home สิ่งที่สำคัญที่สุดในการกระตุ้นให้มีประสิทธิภาพในการทำงานคือ บรรยากาศแบบธรรมชาติ และแสงจากธรรมาชาติ จะเป็นการกระตุ้นการทำงานได้อย่างที่ไม่น่าเชื่อเลย
6. ใช้ Virtual Background ซะ
อย่าละเลยกับความเป็น Professional ในการทำงานแม้จะเป็นที่บ้านนะครับ !! เมื่อไหร่ก็ตามที่เราจำเป็นต้องมี Video Conversation กับลูกค้า หรือกับหัวหน้า หรือแม้แต่เพื่อนร่วมงาน Professional Virtual Background สามารถช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพได้อย่างมากครับ และจริงๆ มันเป็นหลักจิตวิทยาที่ช่วยให้คุณดูดีในการทำงานขึ้นทันทีเลยครับ (Virtual Background สามารถใช้ได้กับโปรแกรม Zoom โดยที่ไม่ต้องใช้ Green Background เลย สะดวกมากๆ....แต่ไม่แน่ใจว่าโปรแกรมอื่นๆ เช่น MS Team, GG Hangout ใช้ได้ไหมนะ ??)
7. เตรียมตัวในการนำเสนอ Video Conference ให้ดี..
การทำงาน WFH จำเป็นที่ต้องเกี่ยวข้องกับ Video Meeting Online กับทีมงาน หรือกับลูกค้าอยู่ตลอด นั่นหมายความว่า ผู้คนจะเห็นคุณในสภาพแวดล้อมที่บ้านของคุณ ที่คุณทำงาน Work from Home แต่คุณสร้างบรรยากาศที่ดี ที่เป็นมืออาชีพได้ใช่ไหมล่ะ...
กำจัดสิ่งแวดล้อมที่รบกวน ทำให้คุณเสียสมาธิออกให้หมด (ไม่ใช่ Meeting Online อยู่แล้ว น้องหมา น้องแมว กระโดดขึ้นมาล่ะ มีฮา 555) ใช้ Webcam และ Speaker, Headset ของดีๆ แม้ราคาแพงหน่อยก็คุ้มครับ (ผมใช้ USB Microphone ตัวละ 8 พันบาทกันเลย 555, Speaker Harmann ตัวละ 7 พัน...เอ่อ อันนี้เอาไว้ฟังเพลงอยู่แล้ว 55) รวมถึง Light ที่เหมาะสม (โคมไฟบ้านก็ทำให้เราดูดีได้น้า อิอิ ไม่เสียตังค์เพิ่มด้วย) ถ้าไม่เสริมแสงสว่างจากไฟด้วย จะทำให้หน้าหมองคล้ำ ไม่มีราศี (สำคัญมากนะ โดยเฉพาะผู้หญิง ^_^) และที่สำคัญเลือก Virtual Background ที่เป็น Professional ด้วล่ะ
8. ให้เวลาพักผ่อนกับตัวเองบ้างนะ...
เชื่อไหมครับ ? Work from Home สร้างความวุ่นวายให้คุณได้ตลอดเวลาเลย และคุณต้องเตรียมตัวหลายๆอย่างเพื่อให้ทุกสิ่งเป็นไปด้วยดี เช่น Video Call, Virtual Meeting, ส่งอีเมลล์ ไหนจะต้องจัดโต๊ะกันอีก ฉนั้น จัดสรรเวลา สำหรับการพักผ่อนในช่วงเวลาการทำงานด้วย (ส่วนคนไทยส่วนมาก อันนี้ไม่ต้องพูดถึงเพราะพักตลอดอยู่แล้วตอน WFH หรือป่าว 55) กาแฟสดซักแก้ว (ชงเองหรือออกไปซื้อหน้าบ้านก็ได้นะ อย่าลืม Mask ด้วยนะคร๊าบ) ออกกำลังกาย และนั่งสมาธิ ก็ช่วยได้ครับผม
9. ทำ Check List สิ่งที่ต้องทำ และ ตารางปฏิทินงานไว้ก่อนล่วงหน้า
สิ่งที่เราต้อง Focus จาก Work from Home มากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศ คือการทำ Check list และปฏิทินการทำงาน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากๆ เพราะการทำงาานที่บ้าน สิ่งต่างๆ เป็นความรับผิดชอบของเราเองทั้งสิ้น ไม่มีเพื่อนร่วมงาน หัวหน้าที่มาคอยไล่ติดตามงานของเราได้ถึงบ้าน (ยกเว้น หัวหน้าที่ Hardcore บังคับให้ LIVE ทำงานตลอด...55) ฉนั้น ชาว WFH ต้องทำเป็นอันดับแรกคือ To Do List ต้องทำอะไรให้แล้วเสร็จในวันนี้บ้าง มันจะช่วยให้คุณทำงาน WFH ได้อย่างสบายใจ และมีความสุขมากครับ
10. แต่งตัวอย่างมืออาชีพ
ไม่ใช่คุณทำงานอยู่ที่บ้านแล้วจะแต่งตัวอย่างไรก็ได้นะครับ... มันเป็นสิ่งสำคัญมากๆในการกระตุ้นให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ การแต่งกายมีผลในแง่จิตวิทยาอย่างมาก ถ้าคุณแต่งตัวสบายๆ เหมือนอยู่บ้าน คุณจะรู้สึกเหมือนอยู่บ้าน ทำให้ไม่อยากทำงาน แต่ถ้าคุณแต่งตัวเหมือนตอนคุณไปทำงาน คุณจะรู้สึกเหมือนกำลังทำงานจริงจังอยู่ และพร้อมสำหรับงานการนำเสนอ หรือการประชุมออนไลน์ได้ตลอดเวลา ทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพและพร้อมสำหรับงานทุกสิ่ง
10 ข้อง่ายๆนี้ น่าจะทำให้คุณสามารถทำงานจากที่บ้าน Work from Home ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างสรรค์ ไอเดีย การทำงาน ได้ไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศกับเลย ไม่แน่อาจจะมากกว่าด้วย (เพราะไม่ต้องเสียเวลาเมาส์กับเพื่อนร่วมงาน)
หวังว่าจะเป็นประโยชน์กับชาว WFH ในช่วงสถานการณ์ COVID-19 นี้กันนะครับ
ถ้ามีเทคนิคดีๆ ที่คุณใช้ได้ผล สามารถแชร์กับเรากันได้ที่นี่เลยครับ
#WorkFromHome #MeetHappy #ทำงานที่บ้าน #COVID19 #โควิด
ดีมากๆ ครับ ขอนำไปเป็นแนวทาง ปฏิบัติ และ แชร์ ให้เพื่อนร่วมงานด้วยนะครับ